Prawdziwe problemy zaczynają się wtedy, gdy pierwsza faktura trafia do kontrahenta — i wraca z informacją,
że brakuje numeru zamówienia, że rachunek bankowy się nie zgadza, albo że księgowość po drugiej stronie nie jest w stanie przypisać pozycji do właściwego centrum kosztów.
Dlaczego standardowa e-faktura KSeF nie wystarcza?
Schemat e-faktury KSeF (FA(3) określony przez Ministerstwo Finansów) przewiduje dziesiątki pól opcjonalnych: numery umów, dodatkowe rachunki bankowe,
informacje o osobie odbierającej towar, dane o pochodzeniu produktu. Problem w tym, że Subiekt GT i Navireo w standardowej konfiguracji wypełniają tylko pola obowiązkowe.
Tymczasem kontrahenci — szczególnie sieci handlowe, korporacje i firmy z własnymi systemami ERP — mają swoje wymagania. Leroy Merlin nie przyjmie faktury bez numeru zamówienia.
Firma z rozbudowaną strukturą projektową potrzebuje informacji o MPK przy każdej pozycji. Klient zagraniczny oczekuje płatności na konkretny rachunek walutowy.
KSeF pozwala na przekazanie tych danych, ale Twój system tego domyślnie nie robi.
Modyfikacje opisane poniżej wypełniają tę lukę — każda rozszerza eksport e-faktury o konkretne informacje, w formacie zgodnym ze schematem FA(3).
Najczęstsze problemy po wejściu obowiązkowego KSeF
Na podstawie zgłoszeń od naszych klientów zebraliśmy listę problemów, które powtarzają się najczęściej:
- Kontrahent odrzuca fakturę — brakuje numeru zamówienia, sieć handlowa lub korporacja nie akceptuje dokumentu bez niego.
- Klienci widzą rabat na fakturze — standardowy KSeF nie pozwala ukryć rozbicia cenowego.
- Ręczne przepisywanie danych — numer umowy, rachunek bankowy, informacja o projekcie — wszystko trzeba wpisywać ręcznie.
- Wiele rachunków, jeden domyślny — klient A płaci na PLN, klient B na EUR, a Subiekt wstawia ten sam rachunek za każdym razem.
- Odbiorca nie wie, co do czego przypisać — brak informacji o MPK, projekcie czy numerze umowy przy pozycjach faktury.
Każdy z tych problemów przekłada się na opóźnione płatności i dodatkową pracę. A rozwiązanie to w większości przypadków kilka linijek kodu w odpowiednim miejscu.
Każda modyfikacja działa niezależnie — możesz wdrożyć jedną lub kilka naraz.
| Modyfikacja | Dla kogo? | Co daje? |
|---|---|---|
| 1. Ukrycie rabatu w cenie | Sprzedaż B2C, handel detaliczny | Klient widzi cenę końcową bez rozbicia na rabat. |
| 2. Numer zamówienia z dokumentu | Dostawcy sieci (Leroy, OBI, Castorama) | Numer z ZK automatycznie na e-fakturze. |
| 3. Dodatkowe info dla pozycji | Firmy projektowe, centra kosztów | MPK, kody projektów przy każdej pozycji faktury. |
| 4. Różne rachunki dla klientów | Eksporterzy, firmy wielowalutowe | Właściwy rachunek bankowy przypisany do kontrahenta. |
| 5. Ceny po rabacie (extra) | Odbiorcy z systemami ERP | Dodatkowe dane cenowe dla automatycznego importu. |
| 6. Numery umów i zamówień | Kontrakty ramowe, zamówienia publiczne | Numer umowy w strukturze XML (WarunkiTransakcji). |
| 7. Kto odebrał towar? | Logistyka, dostawy B2B | Osoba z WZ automatycznie jako Podmiot3. |
| 8. Kraj pochodzenia towaru | Importerzy, branża spożywcza | Kraj z kartoteki towaru przy każdej pozycji. |
| 9. Drugi rachunek bankowy | Płatności etapowe, przedpłaty | Dwa rachunki na jednej fakturze. |
| 10. Wiele umów (multi) | Faktury zbiorcze | Kilka numerów umów z datami na jednej fakturze. |
Modyfikacje dedykowane
Jeśli Twoja sytuacja nie mieści się w katalogu — możemy przygotować dedykowany kod na zamówienie.
Przykłady realizacji:
- Numery referencyjne kontrahenta (wewnętrzny ID dostawcy)
- Kody GTU automatycznie z kartoteki towaru
- Dodatkowe dane nabywcy (GLN, DUNS, numer dostawcy w systemie odbiorcy)
- Informacje o transporcie i warunkach dostawy
- Własne struktury dopasowane do wymagań branży
